จากกระดาษสู่สังคมไร้กระดาษ รู้จัก DITTO มือหนึ่งด้านการจัดเก็บข้อมูล

• ทุกคนมีข้อมูลหมด แต่ปัญหาคือ เก็บข้อมูลไม่มีประสิทธิภาพ ส่งผลให้การนำข้อมูลมาใช้ไม่เกิดประโยชน์สูงสุด 
• กระบวนการจัดเก็บข้อมูลจากกระดาษสู่ Paperless ต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์
• หัวใจสำคัญที่สุดของ System คือ ความปลอดภัยของชุดข้อมูล

ว่ากันว่า ยุคสมัยนี้เพียงแค่ใช้นิ้วสัมผัสก็สามารถค้นหาข้อมูลต่างๆ ที่เราอยากรู้ รวดเร็วราวกับพริบตา ที่สำคัญเดี๋ยวนี้แทบไม่ต้องออกไปห้องสมุด ก็ค้นหาหนังสือที่อยากได้ แถมยังมาพร้อมกับคลิปวิดีโอให้เราได้เรียนรู้เพิ่มเติมด้วย

รู้หรือไม่ว่า กว่าเราจะได้ข้อมูลมากมายที่อยู่ในระบบออนไลน์ หรือ ดิจิทัล ต้องพ่วงมากับการจัดเก็บข้อมูล และการเข้าถึงชุดข้อมูลเหล่านั้นเป็นอย่างดี ไม่งั้นอาจจะได้ยินเสียงบ่นลอยๆ ว่า "ทำไมเสิร์ชแล้วไม่เจอ"

"เศรษฐินีศรีราชา" มีโอกาสได้พูดคุยกับผู้ให้บริการการออกแบบและพัฒนาระบบบริหารจัดการเอกสารและข้อมูล หรือ Document & Data Management Solution ที่จะมาอธิบายความสำคัญของการเก็บข้อมูลมหาศาลที่อยู่ในกระดาษให้มาโลดแล่นอยู่บนระบบดิจิทัล

ฐกร รัตนกมลพร และ ชัยทัด กุลโชควณิช สองผู้บริหารจากบริษัท ดิทโต้ (ประเทศไทย) จำกัด (มหาชน) หรือ DITTO อธิบายให้ฟังว่า คนส่วนใหญ่คิดว่าการจัดเก็บเอกสารเก่าก็แค่สแกนไฟล์เก็บเอาไว้ในคลาวด์ (Cloud) หรือ เซิร์ฟเวอร์ (Server) แต่จริงๆ แล้วหัวใจในการจัดเก็บข้อมูล คือ การจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีประสิทธิภาพ สามารถเรียกไฟล์นั้นมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว และเกิดประโยชน์สูงสุด

หลายปีที่ผ่านมาทุกคนรู้ว่าจะต้องจัดการเก็บข้อมูล หรือ DATA เพราะอีกหน่อยบริษัท หรือหน่วยงานไหนที่มีชุดข้อมูลทั้ง DATA และ Information มากๆ จะได้เปรียบ แต่ก็ยังไม่ได้ให้ความสนใจมากนัก แต่พอปี 63 มีการแพร่ระบาดของโควิด-19 กลับกลายเป็นปฏิกิริยาเร่งให้ธุรกิจทั้งขนาดใหญ่ และขนาดเล็ก รวมถึงหน่วยงานราชการต้องเปลี่ยนการทำงานเป็นดิจิทัลแบบเต็มรูปแบบ แน่นอนว่าการทำงานในลักษณะนี้จะยังคงอยู่ และพัฒนาต่อไปอีกในอนาคต

ฐกร บอกว่า ธุรกิจของ DITTO ให้บริการอยู่ 3 ประเภท คือ 1.ธุรกิจจำหน่ายและให้บริการด้านระบบบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลอย่างครบวงจร 2.ธุรกิจรับให้บริการและรับเหมาวิศวกรรมด้านเทคโนโลยี สำหรับโครงการของหน่วยงานราชการต่างๆ และ 3.ธุรกิจให้เช่า จำหน่าย และให้บริการด้านเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ และสินค้าเทคโนโลยี ซึ่งเป็นธุรกิจดั้งเดิมของเรา

"จะบอกว่าเราเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารก็น่าจะได้ เพราะเรามองเห็นเอกสารมากมาย ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กจนไปถึงขนาดใหญ่ ทำให้เราเข้าใจลักษณะการจัดเก็บเอกสาร และเห็นว่าแต่ละฝ่ายในบริษัทใช้ชุดข้อมูล และเอกสารแบบไหน เอาเป็นว่าถ้าเห็นห้องเก็บเอกสารในตึกก็ให้นึกถึงเรา เพราะเราจะนำเข้าชุดข้อมูลเหล่านั้นมาโลดแล่นอยู่ในระบบดิจิทัลได้"

สำหรับระบบจัดเก็บข้อมูลเอกสารที่เป็นระบบดิจิทัลนั้น เราจะทำและออกแบบร่วมกับลูกค้าว่าโจทย์การใช้งานของลูกค้าคืออะไร มีระบบ หรือ Infrastructure อยู่ในภายในองค์กรแล้ว แต่อาจจะขาดเรื่องวิธีการจัดเก็บ และต้องการพัฒนากระบวนการขั้นตอนการทำงาน ซึ่งแต่เดิมทำด้วยกระดาษ เสนองานด้วยแฟ้มเอกสาร เราก็จะเปลี่ยนจากระบบกระดาษ (Paper) ให้เป็นระบบไร้กระดาษ (Paperless) เข้าสู่ยุคเอกสารดิจิทัล (Document Digitization) ซึ่งข้อดีคือ คุณสามารถทำงานที่ไหนก็ได้บนโลกใบนี้

"ทุกคนมีข้อมูลหมด แต่ปัญหา คือ การเก็บข้อมูลไม่มีประสิทธิภาพ ส่งผลให้การนำข้อมูลมาใช้ไม่เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น ถ้าเก็บเป็นกระดาษ ปัญหาคือ สรรพากรมา ผู้ตรวจสอบบัญชีมาขอดูเอกสาร ก็จะต้องเสียเวลาในการค้นหาเอกสารเหล่านั้น ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องใช้เวลา 1-2 วัน แต่ระบบที่เราดีไซน์ขึ้นมาร่วมกับพาร์ตเนอร์ต่างประเทศ และพาร์ตเนอร์ในประเทศไทย สามารถเรียกเอกสารดูได้ภายในไม่กี่นาที"

กระบวนการจัดเก็บข้อมูลจากกระดาษสู่ Paperless

สำหรับกลุ่มลูกค้าที่ ดิทโต้ ให้บริการอยู่ คือ ธุรกิจทางการเงิน ธุรกิจประกัน ธุรกิจรีเทลขนาดใหญ่ และระบบราชการ ฉะนั้นความยากง่ายในการออกแบบโซลูชันให้กับลูกค้าจึงไม่เหมือนกัน เช่น ถ้าเป็นธุรกิจรีเทล โจทย์ใหญ่ คือ ปิดงบให้ทันในแต่ละเดือน เพื่อทำเรื่องเบิกจ่าย และจัดการภาษี ส่วนราชการ โจทย์ของเขา คือ การบริการประชาชน ทำอย่างไรให้ประชาชนเรียกดูข้อมูลได้ง่าย และรวดเร็วนั่นเอง

ยกตัวอย่าง เช่น กลุ่มลูกค้ารีเทล ที่ให้โจทย์เรามาว่า ต้องการเน้นเรื่องข้อมูลทางบัญชี และการเก็บ การบริหารจะต้องเชื่อมต่อกับระบบหรือ ซอฟต์แวร์ Enterprise Resource Planning หรือ ERP ได้ ซึ่งการทำงานบนแพลตฟอร์มดังกล่าวจะสามารถ Approve ทุกอย่างได้ผ่านระบบ จากนั้นก็จะส่งข้อมูลไปยัง ERP เพื่อทำการสั่งจ่ายเงินได้ทันที

ทั้งนี้ จะเห็นได้ว่าขั้นตอนในการทำงานนี้จะลดกระบวนการทำงาน ลดจำนวนคน และลดความผิดพลาดการทำงานที่เกิดจากคน เช่นถ้าเป็นกระดาษหากผิดพลาดก็ต้องมานั่งรื้อว่าผิดที่กระบวนการไหน แต่ถ้าทำงานอยู่ ระบบจะเห็นตั้งแต่การคีย์ข้อมูล จนถึงกระบวนการ Approve ซึ่งจะทำให้เห็นว่าข้อมูลผิดพลาดที่กระบวนใด

สำหรับกระบวนการทำงานของเรา เริ่มตั้งแต่ ต้นน้ำ คือ การจัดชุดข้อมูล ได้แก่ เอกสาร รูปภาพ รวมไปถึงวิดีโอ ที่นำเข้ามาในระบบ ซึ่งมีความยากง่ายไม่เหมือนกัน อย่างเช่น ถ้าเป็นธนาคาร ก็จะเป็นสัญญา ข้อมูลสินเชื่อต่างๆ ถ้าเป็นประกัน ก็จะเป็นกรมธรรม์ของลูกค้า ถ้าเป็นรีเทล ก็จะเป็น invoice ต่างๆ

กลางน้ำ ก็ได้แก่ ระบบ (System) และการนำเข้าข้อมูลที่ไม่ใช่แค่ การทำไฟล์ PDF หรือแค่ jpeg แต่จะเป็นการจัดเรียงข้อมูลทั้งหมดเพื่อเตรียมนำเข้า ถ้าหากเอกสารชุดนั้นจาง ชำรุดเสียหาย เราก็ต้องซ่อมแซม แบ่งหน้าใส่บาร์โค้ด เพื่อใช้สำหรับการสแกน เพื่อความสมบูรณ์แบบ และง่ายต่อการเรียกใช้ชุดข้อมูลนั้นๆ

นอกจากนี้ การจัดการ System สำคัญมากๆ เพราะถ้าเราจัดวางชุดข้อมูลที่ดี AI จะสามารถศึกษาจากข้อมูลได้เร็วขึ้น เช่น การพิมพ์คำว่าสระแอ หรือ สระเอ ก็ต่างกันแล้ว บางคนพิมพ์ สระแอ ก็พิมพ์ สระเอ ติดกัน เราก็ต้องไป Data cleansing ทั้งหมด เพื่อจัดวางชุดข้อมูลใหม่เพื่อให้ AI เรียนรู้ และใช้กับ Data Analyst ให้เกิดประโยชน์สูงสุด 

มาสุดท้ายที่ ปลายน้ำ ชุดข้อมูลต่างๆ ที่ทีมการตลาดก็สามารถดึงไปทำ CRM ได้ หรือทีม R&D ก็นำข้อมูลเหล่านี้ไปวิจัยต่อยอดเพื่อพัฒนาสินค้า หรือบริการเหล่านั้นให้ต่อยอดต่อไปในอนาคต โดยมีระบบบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลในองค์กร หรือ ECM: Enterprise Content Management เป็นฐานรากของระบบต่างๆ ภายในองค์กร

แล้วถ้าเป็นข้อมูลบริการประชาชนของภาครัฐล่ะ ฐกร บอกว่า การออกแบบ infrastructure ก็ไม่เหมือนกับภาคเอกชน เพราะข้อมูลที่มีส่วนใหญ่จะเน้นให้บริการประชาชน นั่นก็แปลได้ว่าต้องเข้าถึงได้สะดวก และง่าย หรือระบบราชการบางแห่งต้องการความข้อมูลถูกต้อง และสมบูรณ์แบบ แต่ต้นทางที่มีชุดข้อมูลเป็นกระดาษเก่ามาก จัดเก็บมานาน

บางส่วนต้องอนุรักษ์ เพราะตัว Hard copy จะไม่ให้บุคคลภายนอกเข้ามาดู แต่จะให้ดูแบบดิจิทัลอย่างเดียว ส่วนข้อมูลบริการประชาชนเกี่ยวกับกระบวนการยุติธรรม ข้อมูลพวกนี้จะต้องปลอดภัย การนำเข้าข้อมูล การนำออกของข้อมูล ต้องมีความปลอดภัยสูง และตรวจทานย้อนหลังได้ทั้งหมด

"ก่อนหน้านี้ DITTO มีโอกาสไปจัดการเอกสารของหอสมุดแห่งชาติ ซึ่งเป็นเคสค่อนข้างยาก เพราะเป็นหนังสือเก่าที่ทรงคุณค่าในประวัติศาสตร์ เราต้องมีทีมงานอนุรักษ์เข้ามาร่วมทำงานกับเรา นอกจากนี้ยังต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย เพราะบางเล่มเก่ามากจนตัวหนังสือจาง ต้องมีการ Edit ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน เพราะหนังสือบางเล่มเล็กบ้าง ใหญ่บ้าง จากนั้นก็ต้องมาจัดให้อยู่ในยูนิตเดียวกันเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา"

นอกจากนี้ เรายังทำโครงการที่มีเทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรม (Innovation) และเป็นเทคโนโลยีเฉพาะทาง ได้แก่ บริการทางวิศวกรรม ออกแบบ จัดหา และติดตั้งระบบท้องฟ้าจำลองและพิพิธภัณฑ์ต่างๆ ซึ่งเป็นระบบฉายภาพที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญพิเศษ การให้บริการออกแบบ จัดหา และติดตั้งระบบโทรมาตร (SCADA)

สำหรับการชลประทาน เช่น ระบบตรวจวัดสภาพน้ำทางไกลอัตโนมัติ ระบบแจ้งเตือนภัยล่วงหน้า เป็นต้น ให้บริการงานระบบเทคโนโลยีภายในอาคาร และโครงการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบเทคโนโลยี เช่น การก่อสร้างระบบการจัดการขยะเพื่อผลิตเชื้อเพลิง RDF และปุ๋ยอินทรีย์ อีกด้วย

หัวใจสำคัญที่สุดของ System คือ ความปลอดภัยของชุดข้อมูล

ชัยทัด บอกทิ้งท้ายว่า หัวใจสำคัญที่สุดของ System คือ ความปลอดภัยของชุดข้อมูล เราในฐานะเป็นผู้ออกแบบให้บริการแพลตฟอร์ม และซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูล เราให้ความมั่นใจในเรื่องความปลอดภัยได้ นอกจากเราแล้วก็ยังมีพาร์ตเนอร์ที่ให้บริการดาต้าเซ็นเตอร์ (Data Center) ชั้นนำ ที่มีเครื่องมือและเทคโนโลยีด้านความปลอดภัยด้วยเช่นกัน.  

ผู้เขียน : เศรษฐินีศรีราชา kamonthip.h@thairathonline.co.th 
ภาพโดย : เอกลักษณ์ ไม่น้อย
กราฟิก : sriwon singha